Entités légales et règles de visibilité d'une session
Introduction
Lorsque vous créez une session dans Simbel, vous pouvez définir l'entité légale qui en est l'organisatrice.
Cette information est utilisée pour appliquer les règles automatiques associées à cette session et afficher l'entité sur les documents générés, notamment la feuille d'émargement
1/ Règles de visibilité administrateur de la session
Vous avez le choix entre rendre la session visible pour tous, ce qui signifie que tous les admins et admins de groupe ont accès à cette session dans le plan. Cela peut-être utile par exemple, pour une session de votre académie interne que vous souhaitez remplir avec des participants de plusieurs entités.
Vous pouvez également limiter la visibilité de la session à des groupes spécifiques : dans ce cas, seuls les admins et admins des groupes sélectionnés auront accès à cette session, par exemple lorsque chaque entité gère ses sessions de manière indépendante
👉 On vous explique en vidéo
2/ Paramétrez vos sessions
Lorsque vous créez une session, certains champs sont automatiquement renseignés.
- L'entité légale correspond à l'entité légale de l'utilisateur qui crée la session.
- La visibilité est également prédéfinie.
S'il existe un mapping entre l'entité légale de la personne qui crée la session et un groupe alors la session est visible par défaut pour ce groupe. Sinon, la session est visible par défaut pour tous les administrateurs de groupe.
Vous pouvez modifier ces valeurs individuellement en cliquant sur le bouton d'édition, ou en masse depuis la liste des sessions.
Au niveau de la migration des données existantes
Toutes les sessions existantes auront les valeurs suivantes :
- Entité légale : Entité mère (=liées à la plateforme)
- Visibilité : Visible pour tous les administrateurs.
Un détail des valeurs appliquées par défaut est également disponible selon la source de création des sessions (import, API, duplication)
3/ Comment créer un mapping entre les entités légales et les groupes
Pour créer un mapping entre les entités légales et les groupes il faut vous rendre dans Paramètres puis Entités légales.
Pour chaque entité légale, associez un groupe
4/ Impact de l’entité légale liée à la session
L'entité légale qui organise la session est utilisée pour appliquer les règles automatiques associées à cette session mais aussi pour afficher l'entité sur les documents générés, notamment la feuille d'émargement.
5/ Impact des règles de visibilité de la session
Si la session est visible pour tous, tous les admins et admins de groupe ont accès à cette session dans le plan.
Si la session est visible pour des groupes spécifiques, seuls les admins et admins des groupes sélectionnés auront accès à cette session.