Suivez et renouvelez les habilitations
Introduction
Simbel vous aide à suivre qui, dans chaque équipe, possède quelles habilitations et quand ces habilitations expirent afin de s'assurer qu'elles sont renouvelées à temps.
L’objectif est de vous éviter :
- Des problèmes de personnel lorsqu'un employé ne peut pas être affecté à une tâche spécifique nécessitant une certification
- Des risques pénaux pour les cadres supérieurs en cas d'accident d'un employé lors de l'exécution d'une tâche spécifique nécessitant une certification, sans certification valide (par exemple, lors de la conduite d'un véhicule nécessitant une certification spécifique ou lors de travaux de maintenance sur des infrastructures sensibles, par exemple, le réseau électrique...)
Comment ça marche dans Simbel ?
1/ Ajoutez vos habilitations manuellement sur Simbel
- Un Admin ou un Admin de groupe peut ajouter des habilitations sur Simbel en cliquant sur le bouton “Ajouter” depuis la liste des habilitations.
- Si vous souhaitez faire un import en masse c'est possible, il vous faut compléter ce fichier Template en respectant le format Simbel puis le transmettre à votre CSM.
2/ Partagez ces habilitations à vos équipes
La liste des habilitations est visible :
- Par un Admin plateforme
- Par un Admin de groupe pour son périmètre
- Par un Animateur de groupe pour son périmètre
- Par un manager pour ses N-1
3/ Recevez des alertes pour le renouvellement des habilitations à prévoir
- Tous les lundis, les admins et admins de groupe reçoivent un mail pour être alerté concernant les habilitations :
- expirées ou qui expirent dans moins de 6 mois
- pour lesquelles aucun renouvellement n’est planifié sur Simbel ( c’est à dire la colonne “Prévu le” est vide )
Pour désactiver les alertes, il vous suffit de :
- Remplir la colonne “Prévu le” quand la prochaine formation est bien prévue - cela nous permet de savoir qu’un renouvellement est prévu.
- Désactiver l’option “A renouveler” pour la ligne concernée ( par ex. si l’employé concerné à quitté vos effectifs ou changé de poste )
💡 Depuis votre liste d’habilitations, vous pouvez en un clic organiser le renouvellement des habilitations expirant bientôt :
- Sélectionnez les lignes concernées
- Choisissez l’action “Ajouter au plan”
- Organisez la nouvelle formation
Les habilitations apparaîtront au statut “A venir” dans cette liste.
4/ Ajoutez vos habilitations automatiquement grâce à Simbel
Dans cette vidéo, je vous explique comment suivre les habilitations délivrées par chaque session.
Sur une session de formation, vous pouvez visualiser si la session est habilitante et quelle habilitation sera délivrée. Si besoin, vous pouvez modifier cette information dans l'onglet Habilitations.
Dès que vous organisez une session qui délivre une habilitation :
- Une ligne “A venir” apparaît dans votre tableau “Habilitations” avec les participants correspondants
Quand vous déclarez la session terminée :
- Les habilitations sont automatiquement créées pour les participants présents à la session, leur renouvellement peut être ensuite suivi dans la section Habilitations du menu.
- La date d'expiration par défaut correspond à la date de fin de session plus la durée de validité de l'habilitation
- Si les participants sont absents, l’habilitation sera par défaut Invalidée.
- En cas de modification ou d’ajout de certificats depuis la session, les modifications sont également prises en considération dans la section Habilitations.
Pour chaque formation, vous pouvez configurer l'habilitation délivrée afin d'automatiser le lien avec la session créée
- Dans Gestion Catalogue, pour chaque formation qui délivre une habilitation, ajoutez cette information dans l’onglet Contenu.
- Cochez la case “La formation délivre une habilitation”
