Suivez et renouvelez les habilitations

Introduction

Simbel vous aide à suivre qui, dans chaque équipe, possède quelles habilitations et quand ces habilitations expirent afin de s'assurer qu'elles sont renouvelées à temps.

L’objectif est de vous éviter :

• des problèmes de personnel lorsqu'un employé ne peut pas être affecté à une tâche spécifique nécessitant une certification
• des risques pénaux pour les cadres supérieurs en cas d'accident d'un employé lors de l'exécution d'une tâche spécifique nécessitant une certification, sans certification valide (par exemple, lors de la conduite d'un véhicule nécessitant une certification spécifique ou lors de travaux de maintenance sur des infrastructures sensibles, par exemple, le réseau électrique...)

Comment ça marche dans Simbel ?

1/ Ajoutez vos habilitations manuellement sur Simbel

• Un Admin ou un Admin de groupe peut ajouter des habilitations sur Simbel en cliquant sur le bouton “Ajouter” depuis la liste des habilitations.

• Si vous souhaitez faire un import en masse, contactez votre CSM

2-Créez vos habilitations

En tant que Admin, vous avez la possibilité de créer des habilitations.

Pour ce faire, rendez-vous dans la section "Habilitation", puis cliquez sur "Ajouter". Sélectionnez l'employé concerné, indiquez le nom de l'habilitation, puis cliquez sur "ajouter".

L'habilitation sera ainsi ajoutée.

3/ Partagez ces habilitations à vos équipes

La liste des habilitations est visible :

• Par un Admin plateforme
• Par un Admin de groupe pour son périmètre
• Par un Animateur de groupe pour son périmètre
• Par un manager pour ses N-1
• Par les collaborateurs dans leur onglet “Mon Activité”

4/ Recevez des alertes pour le renouvellement des habilitations à prévoir

• Tous les lundis, les admins et admins de groupe reçoivent un mail pour être alerté concernant les habilitations :
  • expirées ou qui expirent dans moins de 6 mois
  • pour lesquelles aucun renouvellement n'est planifié sur Simbel (c'est à dire dont le statut de renouvellement est "Non prévu")

Pour désactiver les alertes, il vous suffit de :

• Organiser un renouvellement depuis le plan de formation ou renseigner manuellement une date de renouvellement — le statut de renouvellement passera alors à "Prévu" et les alertes seront désactivées pour cette habilitation.
• Désactiver l'option "A renouveler" pour la ligne concernée (par ex. si l'employé concerné a quitté vos effectifs ou changé de poste)

5/ Ajoutez vos habilitations automatiquement grâce à Simbel

Sur une session de formation, vous pouvez visualiser si la session est habilitante et quelle habilitation sera délivrée. Si besoin, vous pouvez modifier cette information dans l'onglet Habilitations.

Dès que vous organisez une session qui délivre une habilitation, le comportement dépend de la situation du participant :

Cas 1 — Le participant n'a pas encore cette habilitation :

• Une nouvelle ligne au statut "À venir" est créée dans le tableau Habilitations
• Dans le détail de l'habilitation (side panel), un lien cliquable redirige vers l'inscription correspondante dans la section "Prochaine inscription de l'employé"

Cas 2 — Le participant a déjà cette habilitation (Valide ou Expirée) :

• Aucune nouvelle ligne n'est créée — la ligne existante est conservée avec son statut de validité
• Le champ "Date de renouvellement" est automatiquement mis à jour avec la date de fin de session
• Le lien vers l'inscription apparaît dans le détail, section "Prochaine inscription de l'employé"
• Le statut de renouvellement passe à "Prévu"

Quand vous déclarez la session terminée :

• Les habilitations sont automatiquement créées (ou mises à jour) pour les participants présents à la session
  • La date d’expiration par défaut correspond à la date de fin de session plus la durée de validité de l’habilitation
  • Si les participants sont absents, l’habilitation sera par défaut Invalidée.
• En cas de modification ou d’ajout de certificats depuis la session, les modifications sont également prises en considération dans la section Habilitations.

Statut de renouvellement

En plus du statut de validité (À venir, Valide, Expirée, Invalidée), chaque habilitation affiche désormais un statut de renouvellement avec 4 états possibles :

• Prévu - Validé : un renouvellement est planifié via une session dont l'inscription est validée
• Prévu - Brouillon : un renouvellement est planifié via une session dont l'inscription est en brouillon
• Prévu - Hors Simbel : une date de renouvellement a été renseignée manuellement (sans session Simbel associée)
• Non prévu : aucun renouvellement n'est planifié

La date de renouvellement peut toujours être modifiée manuellement. La dernière valeur saisie (automatique ou manuelle) fait foi.

Colonnes et filtres disponibles

Vous pouvez personnaliser votre tableau d'habilitations avec de nouvelles colonnes :

• Manager
• Entité Légale
• Date de début de contrat
• Direction
• Poste
• Statut de renouvellement

Des filtres sont disponibles sur : Entité légale, Statut de renouvellement, Direction, Poste.

L'export CSV intègre également ces nouvelles colonnes.