Créez et mettez à jour votre base utilisateurs en masse, par import de fichier CSV

Introduction

Simbel vous permet de gérer directement vos utilisateurs depuis l'onglet "Utilisateurs."

Lorsque vous souhaitez modifier votre base d'utilisateurs en masse (mise à jour de plus de 10 fiches utilisateurs par ex.) il peut être pertinent de faire une modification par import de fichier CSV.

Si vous avez mis en place une mise à jour automatique de votre base (intégration avec votre SIRH ou dépôt automatisé d'un fichier sur un serveur), les mises à jour par import de fichier doivent se limiter à des champs de données qui ne font pas l'objet d'une mise à jour automatique.

Etapes pour importer un fichier base utilisateurs

1/ Récupérez le modèle de fichier dans l'onglet Utilisateurs en haut à droite

Remplissez le document avec les informations

Attention 🚨 il ne faut surtout pas toucher les deux lignes de titres en anglais et en français même si les colonnes sont vides, elles doivent rester à l'identique.

Réimportez le fichier quand il est prêt (format CSV)

2 options sont disponibles :
- désactiver les utilisateurs qui ne seraient pas dans le fichier
- écraser la donnée lorsque des colonnes sont vides (si l'option reste désactivé, le fichier ne met à jour que les colonnes remplies ce qui permet de n'importer un fichier qui ne contient que 2 colonnes remplies sans écraser le reste de la donnée existante)

Vous serez notifié.e par mail quand l'import a été réalisé (en général une dizaine de minutes) et pourrez contrôler en regardant la fiche d'un utilisateur au hasard que le résultats est bien conforme à vos attentes.

NB. Vous pouvez également exporter un fichier pour l'éditer et le réimporter directement.

Il vous suffit alors de :

remplacer l'étape 1 ci-dessus par un export de la base existante en format Excel (cf. image ci-dessous).
enregistrer le fichier en format CSV (Enregistrer sous > format CSV)
réimporter le fichier CSV.

Par ici pour le tutoriel vidéo

🧷 Les informations qui peuvent être saisies

champs obligatoires *

Genre : deux valeurs possibles : M ou F. Ce champs vous permet si vous le remplissez de suivre les taux de formations, dépenses, volume horaire par genre pour vos bilans.
Email* : Obligatoire uniquement si c'est l'identifiant unique des utilisateurs sur Simbel. Recommandé dans tous les cas si vous souhaitez que Simbel puisse notifier automatiquement les utilisateurs.
Matricule* : Obligatoire uniquement si c'est l'identifiant unique des utilisateurs sur Simbel.
Prénom : champs texte
Nom : champs texte
Langue parlée* : langue d'interface avec deux valeurs possible FR ou EN.
Téléphone : champs texte libre
Intitulé du poste : champs texte libre
Equipe : champs texte libre, intéressant pour suivre indicateur de formation par équipe
Direction : champs texte libre, intéressant pour suivre indicateur de formation par équipe
Email du manager : nécessaire si vous souhaitez que Simbel demande aux managers de prioriser des demandes et/ou remonter des demandes à la place de leurs équipes. Si l'identifiant unique Simbel est le matricule, privilégier le matricule manager
Matricule du manager : nécessaire si vous souhaitez que Simbel demande aux managers de prioriser des demandes et/ou remonter des demandes à la place de leurs équipes. Si l'identifiant unique Simbel est le mail, ajouter le matricule manager n'est pas nécessaire.
Entité légale* : champs texte libre, entité de rattachement d'un utilisateur
Pays : champs texte libre
CSP : champs texte libre
Site : champs texte libre
Groupe 1 : champs texte libre sur lequel Simbel s'appuie pour donner des droits administrateurs ou animateurs de groupe (sous-groupes d'une population donnée gérée par tel ou tel administrateur)
Groupe 2 : champs texte libre, comme le Groupe 1
Type de contrat : champs texte libre
Date de début du contrat : date au format dd/mm/yyyy
Date de naissance : date au format dd/mm/yyyy
Coût horaire chargé : nombre, champ utilisé si vous souhaitez suivre le coût chargé correspondant au temps passé en formation.