Créez et mettez à jour votre base utilisateurs en masse, par import de fichier CSV
Introduction
Simbel vous permet de gérer directement vos utilisateurs depuis l'onglet "Utilisateurs."
Lorsque vous souhaitez modifier votre base d'utilisateurs en masse (mise à jour de plus de 10 fiches utilisateurs par ex.) il peut être pertinent de faire une modification par import de fichier CSV.
Si vous avez mis en place une mise à jour automatique de votre base (intégration avec votre SIRH ou dépôt automatisé d'un fichier sur un serveur), les mises à jour par import de fichier doivent se limiter à des champs de données qui ne font pas l'objet d'une mise à jour automatique.
Etapes pour importer un fichier base utilisateurs
1/ Récupérez le modèle de fichier dans l'onglet Utilisateurs en haut à droite
- Remplissez le document avec les informations
Attention 🚨 il ne faut surtout pas toucher les deux lignes de titres en anglais et en français même si les colonnes sont vides, elles doivent rester à l'identique.
- Réimportez le fichier quand il est prêt (format CSV)
- 2 options sont disponibles :
- désactiver les utilisateurs qui ne seraient pas dans le fichier
- Pour désactiver en masse des utilisateurs non-actifs, pensez à cocher cette case
- N.B : Cette case n’est disponible que pour les admins plateforme (non disponible pour les admins de groupe)
- écraser la donnée lorsque des colonnes sont vides (si l'option reste désactivé, le fichier ne met à jour que les colonnes remplies ce qui permet de n'importer un fichier qui ne contient que 2 colonnes remplies sans écraser le reste de la donnée existante. Si le groupe est vide, et vous cochez cette option, la colonne sera écrasé.
- désactiver les utilisateurs qui ne seraient pas dans le fichier
- Vous serez notifié.e par mail quand l'import a été réalisé (en général une dizaine de minutes) et pourrez contrôler en regardant la fiche d'un utilisateur au hasard que le résultats est bien conforme à vos attentes.
NB. Vous pouvez également exporter un fichier pour l'éditer et le réimporter directement.
Il vous suffit alors de :
- remplacer l'étape 1 ci-dessus par un export de la base existante en format Excel (cf. image ci-dessous).
- enregistrer le fichier en format CSV (Enregistrer sous > format CSV)
- réimporter le fichier CSV.
Par ici pour le tutoriel vidéo
🧷 Les informations qui peuvent être saisies
champs obligatoires *
| Nom | Champ Technique | Type de valeur attendue | Commentaires explicatifs |
| Genre | gender | M ou F | Ce champs vous permet si vous le remplissez de suivre les taux de formations, dépenses, volume horaire par genre pour vos bilans. |
| Email* | user@simbel.fr —> champs texte libre | Obligatoire uniquement si c'est l'identifiant unique des utilisateurs sur Simbel. Recommandé dans tous les cas si vous souhaitez que Simbel puisse notifier automatiquement les utilisateurs. | |
| Matricule* | employee_number | Nombre | Obligatoire uniquement si c'est l'identifiant unique des utilisateurs sur Simbel. |
| Prénom* | firstname | champs texte libre | Prénom du collaborateur |
| Nom* | lastname | champs texte libre | Nom de famille du collaborateur |
| Langue parlée* | language | FR ou EN | Langue parlée du collaborateur |
| Téléphone | phone_number | champs texte libre | Numéro de téléphone du collaborateur |
| Intitulé de poste | job | champs texte libre : Technicien de maintenance, Directeur commercial... | Intitulé de poste du collaborateur |
| Equipe | team | champs texte libre : Communication, Comptabilité, Direction, Juridique.. | Groupe de travail auquel l'utilisateur est rattaché |
| Direction | business_unit | champs texte libre : | Département ou service principal de rattachement |
| Email manager | manager_email | manager@simbel.fr —> champs texte libre | Nécessaire si vous souhaitez que Simbel demande aux managers de prioriser des demandes et/ou remonter des demandes à la place de leurs équipes. Si l'identifiant unique Simbel est le matricule, privilégier le matricule manager |
| Matricule Manager | manager_employee_number | Nombre | Nécessaire si vous souhaitez que Simbel demande aux managers de prioriser des demandes et/ou remonter des demandes à la place de leurs équipes. Si l'identifiant unique Simbel est le mail, ajouter le matricule manager n'est pas nécessaire. |
| Entité légale | legal_entity | champs texte libre | Entité de rattachement d'un utilisateur |
| Pays (du contrat) | country | champs texte libre | Pays dans lequel le contrat de travail est établi. |
| Catégorie socio-professionnelle | socio_professional_category | champs texte libre : Cadre, Ouvrier, etc... | Statut professionnel de l'utilisateur |
| Site | site | champs texte libre | Lieu physique de travail de l'utilisateur |
| Groupe 1 | group_1 | champs texte libre | Champs texte libre sur lequel Simbel s'appuie pour donner des droits administrateurs ou animateurs de groupe (sous-groupes d'une population donnée gérée par tel ou tel administrateur) |
| Groupe 2 | group_2 | champs texte libre | Comme le Groupe 1 |
| Type de contrat | contract_type | champs texte libre : CDI, CDD, Alternant... | |
| Date de début de contrat | contract_start_date | (dd/mm/yyyy) | Date à laquelle le contrat de travail commence |
| Date de naissance | birth_date | (dd/mm/yyyy) | Date de naissance de l'utilisateur |
| Date de fin de contrat | contract_end_date | (dd/mm/yyyy) | Date prévue de fin de contrat. ( utilisé pour désactiver un utilisateur) |
| Coût horaire chargé | cost_per_hour | Nombre | Coût horaire de l'employé pour l'entreprise |
| Utilisateur actif ? | state | true ou false | Indique si l'utilisateur est actif dans le système |
| SSO | use sso | true ou false | Indique si l'utilisateur utilise l'authentification unique |
| Champs libre 1 | user_custom_field_1 | champs texte libre | Champ personnalisable selon les besoins de l'organisation |
| Champs libre 2 | user_custom_field_2 | champs texte libre | |
| Champs libre 3 | user_custom_field_3 | champs texte libre | |
| Champs libre 4 | user_custom_field_4 | champs texte libre | |
| Champs libre 5 | user_custom_field_5 | champs texte libre |