Comment organiser vos parcours d’onboarding avec les référents internes ?

Introduction

Avec Simbel, en tant qu'administrateur vous pouvez créer des formations internes. Vous pouvez également déléguer une partie de l’organisation des formations aux formateurs en leur donnant un rôle de référent interne.

Ils pourront alors :

• Créer les nouvelles sessions de formations pour que les participants puissent s’y inscrire
• Suivre leurs sessions : taux de présence, émargement, …

En tant que administrateur ou référent lorsque vous ajoutez des formations à votre catalogue Simbel, vous avez la possibilité de rendre l’inscription libre à la formation.

Dans ce cas, il n’y a pas besoin d’une validation Manager/RH pour confirmer une inscription : le participant peut s’inscrire directement depuis le catalogue de formations.

Comment ça marche dans Simbel ?

1/ Créez vos formations internes en ajoutant le “Référent” et en précisant que l’inscription est libre

Depuis Gestion Catalogue : ajoutez votre formation.

• Général
  • ajoutez le référent en interne

• Modalités

  • Choisissez “L’inscription est libre”

    
    

• L’inscription est validée par un Admin : les participants devront faire une demande de formation que vous validerez avant de leur donner accès à la formation.
• L’inscription est libre : le participant peut s’inscrire depuis le catalogue

2/ Le Référent formation peut créer les prochaines dates de session

Le référent a accès à une nouvelle section “Référent” dans lequel il peut administrer ses sessions et en ajouter

3/ Les collaborateurs peuvent voir les sessions disponibles et s’y inscrire directement

Sur la page formation, les collaborateurs peuvent voir les dates de sessions disponibles et cliquer sur “Je m’inscris”

4/ Le référent formation peut voir les inscrits à ses sessions et mettre à jour les informations à la fin de la session

Le référent formation peut voir la session et accéder à la liste des participants

En amont de la session, il peut :

• Ajouter des participants
• Convoquer les participants en leur partageant des documents si nécessaire

A la fin de la session, il peut

• Mettre à jour le taux de participation en cliquant sur “Déclarer Terminée”
• (optionnel) :
  • Ajouter les documents liés à la formation
  • Télécharger une feuille d’émargement pré-remplie avec les informations de la session et la charger sur la session une fois signée
  • Prévoir l’envoi des enquêtes de satisfaction à chaud et à froid

5/ En tant qu’administrateur, vous avez la visibilité sur les sessions organisés par les formateurs

• Dans votre Plan de formation, vous retrouvez les sessions organisées par vos formateurs internes
• Dans votre Tableau de bord, les indicateurs incluent les sessions organisées par vos formateurs internes

6/ Pour les formations “100% en ligne”

Dans l'onglet modalités du paramétrage, vous pouvez choisir :

• Le "type d'inscription" : le participant peut s'inscrire depuis le catalogue ou bien l'inscription doit être validée par un Admin
• Les "dates et démarrage" : si la formations a des dates prédéfinies ou non

2/ Inscription libre des collaborateurs

Vos collaborateurs peuvent s’inscrire librement depuis le catalogue.

Si l’option est activée & la formation est visible au catalogue : les participants ont accès à un bouton :

• “Je démarre” pour les formations 100% en ligne
• “Je m’inscris” pour les autres types de formations

Formations 100% en ligne (LMS)

Autres Formations avec dates de sessions

• Si la formation à des dates de session :
  • Le participant peut choisir parmi les dates disponibles sur la formation.

• Si le participant peut démarrer en tout autonomie : une session sera créée :
  • date de début : le jour où le participant s’inscrit
  • date de fin : date de début + nombre de jours de la formation

Lorsque le participant s’inscrit il est notifié de la confirmation de son inscription, ou son manager s’il n’a pas de mail.

Notification reçu par le participant :

Les cas particuliers ‼️

• ⚠️⚠️⚠️ Si les dates sont pré-définies avec le référent de la formation et que l’équipe RH n’a pas renseigné de dates de session

  La fonctionnalité “Inscription libre” ne fonctionne pas tant qu’il n’y a pas de dates renseignées.

  Le participant n'a donc pas le bouton “Je m’inscris”, il doit faire une demande de formation.

• Pour toute session créée librement depuis le catalogue, le référent de la session créée est le référent de la formation
  • Pour l’instant, le référent n’est pas notifié lorsque quelqu'un s’inscrit sur sa session