Le rôle de Référent (session et formation)
Qu'est-ce qu'un Référent ?
Un Référent est un utilisateur à qui un administrateur a déléguer les droits pour organiser des sessions de formation.
On distingue 2 types de référents :
- les référents sessions : ils sont désignés référents au niveau d'une session et leurs droits se limitent à cette session
- les référents formations : ils sont désignés au niveau d'une formation et peuvent créer des sessions pour cette formation
Il s'agit de 2 rôles qui vont être classiquement utilisés dans 3 cas de figure :
- quand un administrateur souhaite donner la main à un formateur interne pour qu'il puisse gérer de A à Z l'organisation d'une session qu'il anime
- quand une équipe RH souhaite se répartir l'organisation des sessions en assignant au sein de l'équipe un "Référent" à chaque session, responsable de l'organiser
- quand un responsable QHSE souhaite pouvoir organiser des sessions pour des formations QHSE
Utilisateurs, managers, administrateurs peuvent tous cumuler ce rôle de référent.
Une même session peut avoir plusieurs Référents.
Vidéos tutoriels 👀
Quels sont les droits d'un Référent ?
Sur une session dont il est référent, un Référent va pouvoir :
- ajouter ou retirer des participants
- éditer les paramètres de la formation (dates, lieux, coûts pédagogiques et frais annexes…)
- importer des documents
- convoquer et/ou notifier des participants
- déclarer la session terminée en indiquant la durée réalisée par chaque participant
- déclencher des enquêtes de satisfaction
Un référent qui n'est pas administrateur plateforme n'a pas accès aux informations de coûts de salaire chargés sur les sessions
Comment attribuer à un utilisateur le rôle de Référent ?
2 options complémentaires :
Référent session :
Quand un Administrateur crée une session de formation, il est par défaut Référent de cette session.
L'Administrateur peut alors se rendre à tout moment sur la session en question et ajouter un autre Référent à cette session (à sa place et/ou en plus de lui-même).
Référent formation :
Un Administrateur peut également nommer un ou plusieurs Référents directement sur une formation de son répertoire pour leur donner la possibilité de créer des sessions dans le plan pour cette formation. Ils seront Référents des sessions qu'ils créent.
Cela se passe en allant dans les paramètres de la formation en question dans Gestion du catalogue > Répertoire.
Quelles sont les notifications reçues par le Référent d'une session ?
Un référent qui gère a minima une session en cours ou à venir les 30 prochains jours, reçoit la notification ci-dessous toutes les 2 semaines.
