Le rôle de Référent
Qu'est-ce qu'un Référent ?
Un Référent est un utilisateur en charge d'organiser une ou plusieurs sessions de formation dans le plan. C'est un rôle qui va être classiquement utilisé dans 3 cas de figure :
- quand un administrateur souhaite donner la main à un formateur interne pour qu'il puisse gérer de A à Z l'organisation d'une session qu'il anime
- quand une équipe RH souhaite se répartir l'organisation de sessions en assignant au sein de l'équipe un Référent à chaque session
- quand un responsable QHSE souhaite pouvoir organiser des sessions pour des formations QHSE
Utilisateurs, managers, admin peuvent tous cumuler ce rôle de référent.
Une même session peut avoir plusieurs Référents.
Quels sont les droits d'un Référent ?
Sur une session de formation dont il est référent, un Référent peut
- ajouter ou retirer des participants
- éditer les paramètres de la formation (dates, lieux, …)
- importer des documents
- déclarer la session terminée en indiquant la durée réalisée par chaque participant
- déclencher des enquêtes de satisfaction
Comment attribuer à un utilisateur le rôle de Référent ?
2 options complémentaires :
Option 1 :
Quand un Administrateur crée une session de formation, il est par défaut Référent de cette session.
L'Administrateur peut alors se rendre à tout moment sur la session en question et ajouter un autre Référent à cette session (à sa place et/ou en plus de lui-même).
Option 2 :
Un Administrateur peut également nommer un ou plusieurs Référents directement sur une formation de son répertoire pour leur donner la possibilité de créer des sessions dans le plan pour cette formation. Ils seront Référents des sessions qu'ils créent.
Cela se passe en allant dans les paramètres de la formation en question dans Gestion du catalogue > Répertoire.
Quelles sont les notifications reçues par le Référent d'une session ?
Un référent qui gère a minima une session en cours ou à venir les 30 prochains jours, reçoit la notification ci-dessous toutes les 2 semaines.
Vidéo Tutoriel à ce lien 👀
Vue d'un utilisateur qui est également référent (sans être manager ou admin)
