Envoyez des convocations
Introduction
Quand vous organisez une session de formation, nous vous aidons à notifier et envoyer une invitation dans les agendas aux participants ou les managers depuis Simbel.
Voici les 3 sections que vous trouverez dans cet article :
- Comment envoyer une convocation dans Simbel ?
- Exemples d'emails envoyés
- Réponses aux Invitations Agenda
1/ Comment ça marche dans Simbel ?
Nous vous expliquons cela en vidéo à ce lien👀
- Lorsque vous confirmez une inscription
- depuis le bouton “Ajouter au plan”
- en ajoutant un participant à une session confirmée
- en changeant le statut d’un participant de “invitation envoyée” à inscrit
Nous vous proposons d’envoyer ou non une notification, si vous choisissez “Plus tard” le participant ne sera pas notifié. Vous pouvez à tout moment décider de notifier les participants depuis la liste des participants, sélectionnez ceux que vous souhaitez convoquer puis cliquer sur “Notifier”.
- Choisissez si vous souhaitez envoyer la convocation aux participants ou à leurs managers
- Ajustez le sujet et le contenu du mail si besoin
- Ajoutez les documents à partager dans le mail
- Si un document est pour tous les participants : il sera ajouté à chaque mail
- Si un document concerne un seul participant : il sera envoyé uniquement pour ce participant.
- Cliquez sur “Envoyer”
- Chaque destinataire recevra un mail
- Dans la liste des participants, vous verrez la date de la dernière notification envoyée
Bravo ! Vos participants sont bien inscrits et convoqués à la session de formation 🙂
2/ Exemples de emails envoyés
Découvrez les exemples de courriels envoyés aux participants, managers ou personnes en copie lorsque vous envoyez des convocations.
- Si le mail est envoyé aux participants :
Chaque participant recevra un mail personnel contenant les documents qui lui sont associés et ceux pour tous.
Si le manager est en copie
Les managers en copie reçoivent un seul mail avec la liste des participants dans leur équipe, sans les éventuelles PJ (accessibles sur le détail du participant dans le plan) **
Exemple :
Si vous choisissez d’envoyer également une invitation agenda
Le participant reçoit un deuxième mail avec l’invitation agenda : le même contenu du message de convocation sans les pièces jointes.
La description de l’évènement calendrier reprend également le même message
Si vous ajoutez d’autres destinataires en copie
Les destinataires en copie recevront un seul mail avec la liste des participants concernés, sans les éventuelles PJ (accessibles sur la page de la session sur Simbel).
Exemple :
3/ Réponses aux Invitations Agenda
Lorsque vous envoyez une invitation agenda aux participants, vous pouvez visualiser leur réponse à votre invitation agenda :
- Invitation acceptée
- Invitation refusée
- Absence de réponse : signifie que le participant n’a ni accepté ni refusé l’invitation.
N.B. S’il répond “peut-être”, vous verrez également “Absence de réponse”
Cliquez ici pour une vidéo démo 👀
A vos invitations ✨