Gérez les absences

Introduction

Les absences peuvent impacter significativement l'efficacité d'un budget formation, avec des taux d'absentéisme pouvant atteindre15-20% si certaines mesures ne sont pas mises en œuvre.

Dans cet article, nous vous présentons comment :

1. Déclarer une absence sur Simbel
2. Suivre si les absences sont justifiées ou non via les motifs d'absences
3. Anticiper au maximum les absences pour les réduire
4. Suivre le taux d'absentéisme dans Simbel

1/ Déclarez une absence sur Simbel

Pour déclarer une absence, il vous suffit depuis la page d'une session de déclarer la session terminée et d'indiquer "0" dans la colonne liée à la durée effectuée.

Le participant passe alors au statut "absent".

En cliquant sur le participant, vous avez accès au détail de l'inscription, notamment de son statut.

Vous pouvez :

• changer le statut en le rebasculant en "Terminée"
• indiquer le motif d'absence, date de notification de cette absence et saisir un commentaire

2/ Motifs d'absences

Pour indiquer le motif d'absence d'un collaborateur, accédez aux détails de l'inscription du participant. Faites défiler jusqu'à la section "détails de l'absence" et cliquez sur l'icône en forme de crayon pour ajouter un motif d'absence (Maladie, enfant malade, non justifié, Autre, etc). Vous avez également la possibilité de spécifier une date d'annonce de l'absence et de laisser un commentaire (facultatif).

3/ Anticipez au maximum une absence

Pour anticiper une absence en formation, les leviers sont les suivants :

• envoyer des convocations avec invitations agendas suffisamment en avance de phase (3-4 semaines) - la section 1 de cet article explique comment faire dans Simbel
• suivre dans Simbel les réponses aux invitations agendas - la section 3 de cet article explique comment faire dans Simbel
• prévoir - quand c'est possible - dans le contrat avec un organisme de pouvoir basculer un inscrit sur une autre session en cas d'imprévu.
• Mettre en place des rappels en amont des formations.

Malheureusement aucun levier ne permettra de les éradiquer complètement, tant qu'il y aura des formations il y aura des absents

4/Pilotez le taux d'absentéisme sur Simbel

4.1 Consultez la liste des absents sur une période (et les volumes horaires & coûts correspondants...)

Rdv dans la vue Participants du plan, et filtrez sur Statut = Absent

4.2 Suivez votre taux d'Absentéisme

Rendez-vous dans l'onglet "Vue d'ensemble" du Tableau de bord et descendez vers la section Pilotage du plan.