Traitez une ou plusieurs demande(s) de formation

Introduction

Dans l’onglet “Recueil des besoins ” : vous avez accès à toutes les demandes faites par vos collaborateurs.

Vous pouvez accéder au détail de la demande puis décider de :

• Traiter la demande : organiser une formation et basculer cette demande dans votre plan de formation
• Refuser la demande
• Annuler la demande

Comment ça marche dans Simbel ?

1/ Accédez au détail de la demande

Vous pouvez accéder aux détails de la demande en cliquant sur une ligne dans le tableau des demandes.

Vous accédez alors :

• au détail de la demande faite par l’employé, son manager, un animateur, administrateur de groupe ou un administrateur.
• à la priorisation faite par le manager (ou l'animateur / administrateur de groupe et l'administrateur).
  • Vous avez accès au nom de la dernière personne à avoir priorisé.
• à un fil de discussion pour échanger avec le demandeur et son manager

  • Le fil de discussions permet de notifier les personnes qui ont accès à la demande, qui reçoivent un mail directement quand on les mentionne.

    

2/ Traitez la demande

Lorsque vous traiter la demande, vous devez définir :

• La formation

• Les participants (par défaut : la personne pour qui vous traitez la demande est déjà sélectionnée)
• La date :
  • Soit vous positionnez le participant sur une date de session existante et dans ce cas, vous accédez à l’étape de financement et de confirmation au plan
  • Soit aucune date ne vous convient et une session brouillon est créée > vous pouvez les informations plus tard avant de la confirmer au plan

3/ Refusez ou annuler la demande

Lorsque vous refusez une demande, vous pouvez ajouter un commentaire de refus visible par le collaborateur et son manager.

Vous avez la possibilité de notifier le collaborateur concerné et/ou son manager. Le paramétrage de la plateforme définit l'option par défaut, mais vous pouvez la modifier selon vos besoins.

Mail reçu par le collaborateur

Mail reçu par le manager

Lorsque vous annulez une demande, le collaborateur n’est pas notifié.

3bis/ Mettre une demande en pause

Vous pouvez à tout moment mettre une demande en pause via le bouton "Mettre en pause". Ce statut vous permet de distinguer les nouvelles demandes à traiter des demandes que vous avez déjà examinées mais que vous souhaitez traiter plus tard.

• La demande reste dans l'onglet "À traiter" avec le statut "En pause" (affiché en gris)
• Les seules actions disponibles sur une demande en pause sont : "Traiter la demande" et "Refuser"
• Côté collaborateur, le statut affiché est "En cours d'instruction" (le collaborateur ne voit pas que sa demande est en pause)

4/ Traitez plusieurs demandes en même temps

Quand vous sélectionnez plusieurs demandes dans l'onglet " A traiter", vous pouvez les traiter en masse grâce à la barre d’action qui s’affiche en bas de votre écran :

• Traiter
• Refuser
• Annuler
• Supprimer → l’action est irréversible (les demandes disparaissent et ne sont pas historisées)

Cas particuliers :

• Si vous tentez de traiter plusieurs demandes pour un même collaborateur, vous aurez un message d’erreur

Vous devez alors choisir quelle demande vous souhaitez traiter pour ce collaborateur en désélectionnant la demande qui n’est pas pertinente.

Si c’est un doublon, vous pouvez également l’annuler ou la refuser.

5/ Gérer les demandes à la suppression d’une session

Suppression d'une session entière avec inscriptions liées à des demandes :

• Vous avez le choix entre conserver les inscriptions (elles passent au statut "À compléter" en brouillon sur la même formation) ou supprimer les inscriptions
• Si vous choisissez de supprimer les inscriptions et qu'elles sont liées à des demandes, ces demandes passent automatiquement au statut "Refusée" avec le motif "la session a été supprimée"

Suppression individuelle d'une inscription liée à une demande :

• Vous pouvez choisir entre : passer la demande "À traiter", "Annulée", ou "Refusée"

Dans les deux cas, l'administrateur est invité à choisir s'il souhaite notifier les participants déjà convoqués.