Mettre en place une mise à jour automatique de la base utilisateurs via dépôt de fichier sur un serveur SFTP
Pour mettre à jour automatiquement votre base utilisateurs dans Simbel, nous pouvons mettre à votre disposition un serveur SFTP sécurisé.
Cette solution est en général recommandée si :
- il n'y a pas de possibilité de mettre en place un connecteur via API directement avec votre SIRH
- Un connecteur est disponible mais ne permet pas de remonter les données clés pour vos enjeux de reporting :
- votre SIRH ne dispose pas de toutes les données nécessaires (par ex. les coûts horaires chargés...)
- les données sont disponibles dans le SIRH mais dans des champs qui ne les couvrent pas
Principe de fonctionnement
Le processus est simple et automatisé :
- Vous déposez à une fréquence à définir (quotidienne ou hebdomadaire recommandée) un fichier contenant vos données utilisateurs sur un serveur SFTP que nous avons mis à votre disposition
- Simbel synchronise automatiquement ces données chaque jour vers 2h du matin
Mise en place
- Préparation du fichier
- Nous vous fournissons un fichier standard pour formater vos données
- Notre équipe vous accompagne pour identifier les informations nécessaires
- Configuration de l'accès
Simbel configure :
- URL du serveur SFTP
- le nom d’utilisateur
- la clé
Vous recevrez ces identifiants (en 2 envois séparés pour des raisons de sécurité) :
- Email 1 : URL du serveur et nom d'utilisateur
- Email 2 : Clé d'accès sécurisée
- Vous transmettez à Simbel le fichier pour que votre chef de projet le valide
- Avant la mise en production, nous vérifions avec vous le format de votre fichier pour garantir une synchronisation optimale
- Les données sont synchronisées 🎉
Chaque jour à 2h du matin Simbel lit automatiquement le dernier fichier ajouté et passe les mises à jour. Si pas de nouveau fichier ajouté on reprend le dernier fichier ajouté.
Questions & Réponses
Peut-on choisir la fréquence de dépôt la synchronisation ?
Oui la fréquence peut-être quotidienne (recommandée pour éviter d'avoir des nouveaux arrivés qui n'ont pas accès à la plateforme), hebdomadaire ou mensuelle
Note : Les éventuelles modifications manuelles dans Simbel seront remplacées par les données du fichier transmis via SFTP lors de la synchronisation pour tous les utilisateurs qui figurent dans le fichier si et seulement si une colonne de données dans le fichier n'est pas vide.
Quels utilisateurs inclure dans le fichier (en poste/pas en poste) ?
Nous recommandons d'inclure tous vos utilisateurs :
- en poste
- ayant quitté la société il y a moins de 3 mois
Dans tous les cas, ajouter la date de départ de la société est clé pour que nous désactivions les utilisateurs qui quittent la société à cette date.