Option Facturation via Simbel : Simbel vous facture en 1 fois puis règle les factures de vos prestataires
Introduction
L'option facturation via Simbel vous permet de réduire la charge administrative liée au traitement des centaines de factures prestataires que vous récevez chaque année.
Simbel vous propose de vous facturez 1 fois par mois l'ensemble des sessions confirmées le mois précédent, et de prendre en charges les factures de vos prestataires.
Pour activer cette option, un point de cadrage est nécessaire avec votre chef de projet
Indiquer qu'une session est à facturer via Simbel
Sur chaque session dans l'onglet Facturation vous pouvez choisir une règle de facturation.
Par défaut la règle de facturation indiquée au niveau de la plateforme ou de la formation s'applique.
💡Il est possible de modifier cette règle à tout moment en amont de la facturation. Une fois la session facturée par Simbel, cela entraine des complications liées (avoir à éditer et à traiter...).
💡Bien vérifier les prix saisis sur la session avant de la confirmer, pour éviter que le montant facturé par Simbel ne corresponde pas au montant facturé par le prestataire. Sauf indication contraires Simbel ne facture que le budget entreprise et les éventuels frais annexes.
Entité qui édite votre facture et que vos prestataires devront facturer
Simbel a créé une entité spécifique distincte de l'entité qui vous facture les licences logiciel pour gérer les flux de facturation liées à vos formations.
L'entité qui vous facture et que vos prestataires doivent facturer est la suivante :
SIMBEL TRAINING CENTER
- 5 RUE DU FAUBOURG SAINT JACQUES 75014 PARIS
- SIRET : 97901334900019
- IBAN : FR76 1695 8000 0121 8613 2721 920
Lorsque vous valider la prestation avec un prestataire, bien vous assurer de lui transmettre l'entité à facturer pour éviter des rééditions de facture et des allongements de délais de paiement
Bien référencer cette entité en avance de phase pour éviter les délais de prise en charge à la 1ère facture
Notifications automatiques du prestataire
Si vous ajoutez un Contact Prestataire sur vos sessions, il sera notifié automatiquement :
- à chaque inscription
- 24h avant la fin de la formation
Nous lui rappelons à ces occasions alors à qui envoyer ses factures / documents de fin de formation (adresse : claire@simbel.fr).
Si un prestataire vous transmet directement ces éléments n'hésitez pas à les transmettre à claire@simbel.fr
Paiement des factures Simbel et Prestataire
- Chaque début de mois, Simbel vous partage la liste des sessions qui vont vous être facturées et vous demande de valider cette liste (pour éviter d'avoir à éditer des avoirs si une facture n'est pas exacte ce qui fait perdre beaucoup de temps à nos équipes comptables respectives)
- Vous recevez la facture Simbel Training Center et la passez dès que possible en règlement
- Le paiement de cette facture libère le paiement des factures prestataires reçues entre temps
- Simbel tient à jour et met à votre disposition un suivi des factures émises, reçues et leur statut
- Simbel ajoute les documents sur les sessions concernées
Plus vous confirmez une session en amont moins les délais de paiement vont être longs pour vos prestataires :
- vous confirmez une session le 10 mars
- Simbel vous la facture 5 Avril
- vous la réglez à J+45 soit le 20 Mai
- Simbel règle le prestataire à max J+7 après avoir reçu le réglement - soit le 27 mai
- Si la session a lieu le 15 Avril, cela fait moins de 45 jours de délais de paiement
Il est donc clé de passer nos factures en règlement le plus vite possible et de confirmer les sessions le plus en avance de phase possible.
Si cela n'est pas envisageable dans votre organisation, nous pourrons mettre en place un fonds de roulement.
L'article suivant est à la disposition de vos prestataires pour clarifier le mode de fonctionnement.