Ajoutez une session brouillon dans votre plan de formation (brouillon, à venir ou en cours)

Introduction

Vous pouvez ajouter des sessions à partir du plan de formation :

• Si vous avez une demande d’un collaborateur : vous pouvez traiter sa demande pour créer la session : voir "traitez une demande"
• Vous pouvez partir des utilisateurs ou des habilitations en sélectionnant en masse les collaborateurs à ajouter au plan
• Vous pouvez également ajouter la session depuis votre plan de formation : l’article ci-dessous vous explique la démarche à suivre

1 / Comment ça marche sur Simbel ?

Dans votre onglet “Plan de Formation” cliquez sur le bouton “Ajouter” en haut à droite.

Vous avez ensuite le choix entre :

• Ajouter une session brouillon, à venir ou en cours
• Ajouter une session qui a déjà eu lieu (régulariser) : Aucun participant ne sera notifié et la session apparaîtra au statut “Terminées”
  • si vous ne souhaitez envoyer aucune notification, vous pouvez désormais le paramétrer si vous faites le choix d’Ajouter une session brouillon, à venir ou en cours voir article "Notifications envoyées"

2 / Ajouter une session brouillon, à venir ou en cours

2-1 Etape de formation (obligatoire)

Vous pouvez remplir les différentes sections pour ajouter votre session à venir :

• Si vous cherchez une formation déjà existante dans votre répertoire, il suffit de la sélectionner dans la liste déroulante (ex: Masterclass négociation complexe - ADN Group)
• Si vous ne trouvez pas la formation recherchée, alors il est possible de chercher un nom de brouillon ou d’en saisir un (ex: Anglais)

💡Attention ! Si vous êtes en train de traiter une demande pour une formation qui n’est pas dans votre catalogue, n'oubliez pas d'intégrer la formation au catalogue avant de poursuivre l'ajout au plan. Ainsi, tous les champs seront pré-remplis.

2-2 Etape participant (facultative)

Ajoutez les participants qui vont participer à la formation.

Vous pourrez également les ajouter depuis la page de la session

💡Attention ! Si vous ne trouvez pas le participant recherché dans la liste des utilisateurs, rendez-vous dans la gestion des utilisateurs pour l’ajouter à Simbel

2-3 Etape Session (obligatoire)

Vous pouvez choisir parmi toutes les dates disponibles pour la formation / le brouillon sélectionné(e) selon ce que vous souhaitez faire :

• Vous voulez compléter une session brouillon existante = cette session est provisoire, elle n’a pas encore été validée au plan
• Vous voulez ajouter un ou des participants sur une session confirmée à venir ou en cours = cette session est validée au plan

Si aucune date ne vous convient / si aucune date n’est disponible, vous pouvez créer une nouvelle session brouillon et compléter les informations plus tard

💡 Vous êtes redirigé vers une page brouillon si vous avez cliqué sur :

• Créer une nouvelle session brouillon
• Une date de session au statut “Brouillon”

2-4 Etape Financement (uniquement pour session confirmée)

Cette dernière étape vous permet de renseigner les informations relatives au prix de la session confirmée :

• Si INTRA = prix par groupe

Vous voyez le nombre de participants et le prix actuel par participant

Si la session n’a pas été facturée, vous pouvez modifier le prix global de la session (ce changement aura un impact sur la session et tous les participants déjà inscrits)

Si la session a déjà facturée (i.e. 30 jours après la validation / facturation via Simbel), pas de possibilité de modifier le prix total

• Si INTER = prix par personne

  Définir le prix par nouveau participant ajouté

Statut des inscriptions :

Vous choisissez si vous souhaitez :

• Inscrire les participants dès à présent sans confirmer leur participation :
  • Les participants seront au statut Inscrit
  • Vous pouvez choisir à l’étape suivante si vous les notifiez maintenant ou plus tard

• Demander une confirmation d’inscription :
  • Les participants seront au statut Invitation envoyée
  • Selon vos préférences de notification, ils recevront un email de confirmation de disponibilité et des relances.
  • Quand ils auront confirmé leur disponibilité, ils passeront au statut Inscrit

3 - Ajouter une session qui a déjà eu lieu (régulariser)

C’est une session qui a déjà eu lieu et donc je veux faire en même temps la création de fin et la déclaration de fin en masse

• aujourd’hui on peut déclarer en masse

Vous remplissez les champs de “l’ancien flow” :

Formation > Inscription > Dates > Participants > Financement

Quand vous confirmez la session, elle apparaîtra dans la section “Terminée” de votre plan de formation et toutes les inscriptions seront au statut “Terminé”.

Les participants ne seront pas notifiés.

4/ Importer une session d’un LMS (type 360 learning)

Si une intégration avec un LMS est en place, vous pourrez retrouver vos sessions dans Simbel.

Ces sessions importées ont quelques restrictions par rapports aux sessions natives Simbel :

🚫 ACTIONS NON DISPONIBLES - SESSIONS LMS IMPORTÉES

Actions Session désactivées :

• Gérer l'émargement
• Déclarer terminée
• Dupliquer session
• Créer nouvelle session brouillon (depuis catalogue/plan)
• Ajouter une session (gestion catalogue)

Actions Étapes désactivées :

• Supprimer étape
• Modifier étape
• Ajouter étape
• Déclarer présences étape

Actions Participants désactivées :

• Changer de session (sélection multiple)
• Déplanifier participants (masse)
• Supprimer participants (masse)
• Modifier statut inscription (détail participant)

Message utilisateur uniforme :

Tooltip : "Cette action n'est pas disponible pour une session importée d'un LMS"

Cas particulier : Quels sont les champs obligatoires pour valider une session ?

• Les champs obligatoires sont les suivants :
  • Une formation dans le répertoire du client ( elle doit être créée en amont )
  • Un type d’inscription
  • Une date de session
  • Un participant si la formation est individuelle ( non nécessaire pour une session groupée car le coût est lié à la session )
  • Un montant ( qui peut être égal à 0€ )